وقتي با كسي صحبت مي‏كنيم، انتظار داريم كه طرف مقابل قواعد رفتاري خاصي را در نظر داشته باشد، و آدابِ معاشرت متقابل را رعايت كند. همين موضوع در عرصه‏ي اينترنت نيز مصداق دارد.

در اين‏جا چند نكته‏ي ظريف وجود دارد كه با رعايت آن‏ها در اي‏ميل‏هاي خود، مي‏توانيد هر چه بهتر  با ديگران ارتباط برقرار كنيد.

نامه‏هايي كه موضوعات مشخصي داشته باشند، راحت‏تر طبقه‏بندي مي‏شوند و بر اساس اولويت‏شان دسته‏بندي مي‏گردند.

از CC (به معني رونوشت به:) استفاده نكنيد

اگر مي‏خواهيد رونوشت نامه‏ي خود را براي چندين نفر ارسال كنيد، از CC استفاده نكنيد. رعايت اين نكته مخصوصاً در محل كار لازم است.

اين روزها از در و ديوار اي‏ميل مي‏بارد و همه از اطراف و اكناف، اي‏ميل‏هاي بسيار زيادي دريافت مي‏كنند. نامه‏هاي بي‏مورد، آزار دهنده هستند. اگر فقط عده‏ي معدودي بايد واقعاً پيغام شما را دريافت كنند، نامه را فقط براي آن‏ها ارسال كنيد.

به همين سياق، هنگام جواب‏دادن به يك اي‏ميل، به همه‏ي گيرند‏گان آن، جواب ندهيد. با انتخاب Replay to All يا چيزي شبيه آن، هنگام جواب‏دادن به يك نامه ممكن است كل شركت‏تان را به دردسر بيندازيد.

هنگام ارسال يك پيغام براي تعداد زيادي از  افراد كه لزوماً يك‏ديگر را نمي‏شناسند، از BCC (به معني رونوشت‏هاي محرمانه به:)‌ استفاده كنيد.

درست همان طور كه دادن شماره تلفن يك شخص به ديگران بدون اطلاع او، كار مؤدبانه‏اي شمرده نمي‏شود، دادنِ آدرسِ اي‏ميل اشخاص نيز به ديگران عمل پسنديده‏اي نيست. براي نمونه، وقتي يك اي‏ميل را به 30 نفر مي‏زنيد و از  To يا CC براي خطاب قراردادن آن‏ها استفاده مي‏كنيد، كل آن 30 نفر نشاني اي‏ميل يك‏ديگر را خواهندديد. با استفاده از BCC، هر گيرنده‏ي نامه فقط دو نشاني را در متن نامه مي‏بيند- نشاني خودش و نشاني شما را.

پيغام‏هاي خود را موجز و مختصر كنيد.

فقط افراد كمي از خواندن مطالب روي نمايشگرِ كامپيوترشان لذت مي‏برند، و تعداد خيلي كم‏تري از  خواندن آن‏ها روي نمايشگر كوچك گوشي‏هاي تلفن همراه‏شان. هركس كه به يك پيغام يا اي‏ميل مفصل بر مي‏خورد، فوراً آن را دور مي‏ريزد.

فرستادنِ پيوست‏ها

كاربران بيشتر ادوات بي‏سيم فاقد نرم‏افزارهاي لازم براي بازكردن پيوست و ضمايم اي‏ميل‏ها هستند. از طرف ديگر، پيوست‏ها مَحمل مناسبي براي انواع و اقسامِ انگل‏هاي اينترنتي به شمار مي‏روند. بنابراين خودتان را با فرستادن پيوست به زحمت نيندازيد. اين‏ روزها كسي به پيوست‏ها اعتنا نمي‏كند.

از اين كه نامه‏ي خود را فقط با حروف بزرگ بنويسيد، اجتناب كنيد.

تماماً استفاده از حروف بزرگ، مثل اين است كه داريد فرياد مي‏زنيد! درعين حال خواندنِ چنين نامه‏هايي خيلي دشوار است.

از نوشتن چيزي كه در ملاءِ عام به زبان نمي‏آوريد، بپرهيزيد! هركس مي‏تواند به سادگي نامه‏ي شما را به جاي ديگري بفرستد، حتا تصادفي. اگر اطلاعات شخصي يا محرمانه‏ي كسي را افشا كرده باشيد، اين موضوع مي‏تواند شما را در وضعيت دشواري قرار دهد. اگر واقعاً نمي‏خواهيد كس ديگري در جريان چيزي كه نوشته‏ايد، قرار بگيرد، به فكر استفاده از تلفن باشيد و از خير اي‏ميل بگذريد.

از شكلك يا smiley استفاده كنيد

تا مطمئن شويد سوءتفاهم پيش نمي‏آيد.

شكلك‏ها معمولاً در نامه‏هاي شخصي به كار مي‏روند و به هيچ وجه مناسب مكاتبات اداري نيستند. اگر فكر مي‏كنيد با استفاده از يك شكلك، پيغام‏تان را بهتر مي‏فهميد، از آن شكلك استفاده كنيد. منتها بعضي وقت‏ها خودِ اين شكلك‏ها نيز موجب سوءتفاهم مي‏شوند. براي مثال، خيلي بي‏ادبي است كه يك مطلب پيش‏پا افتاده يا تحقيرآميز بنويسيد، و سپس در آخر جمله‏تان يك شكلك خندان بگذاريد!

از فرستادن اي‏ميل براي جمع كثيري از افراد خودداري كنيد، مگر آن‏كه يك دليل موّجه براي اين كارتان داشته باشيد.

 اي‏ميلي را كه يك‏باره به دست گيرندگان زيادي مي‏رسد، ممكن است جزو اي‏ميل‏هاي فلّه‏اي يا spam به حساب بياورند. درحال حاضر،چيزي منحوس‏تر از اي‏ميل‏هاي فله‏اي وجود ندارد.

از فرستادن اي‏ميل‏هاي زننده و مبتذل خودداري كنيد!

 همان‏طور كه از اسم‏شان پيدا است، اي‏ميل مبتذل يك نوع پيغام توهين‏آميز است كه موجب ناراحتي طرف مقابل ، و رنجش و آزردگي وي مي‏گردد.

براي احترام گذاشتن به مخاطبِ خود، اسم‏تان را در پايين نامه قيد كنيد.

هر نامه‏اي كه بفرستيد، نشاني اي‏ميل شما را نيز در بر خواهد داشت، منتها ممكن است گيرنده‏ي آن نفهمد كه آدرس برگشتي به شخصِ شما تعلق دارد. مخصوصاً اگر با اسم واقعي شما تفاوت داشته باشد.

نامه‏ي خود را غلط گيري كنيد!

براي آن‏كه مطمئن شويد املاي كلمات را درست نوشته‏ايد، يك بار به دقت آن را مرور كرده و يا با غلط‏گير خودِ نرم‏افزار اي‏ميل، املاي كلمات را بررسي نماييد.

و آخرين نكته...

ياد گرفتن آداب و اصولِ اي‏ميل، ممكن است مدت‏ها طول بكشد. نگذاريد ترس از اشتباه كردن، سد راه‏تان شود. تمام كساني كه با اينترنت سروكار دارند و تازه ادعا‏شان هم مي‏شود، يك روز، «هِر» را از «بِر» تشخيص نمي‏دادند و نمي‏توانستند با چند متر آن مي‏شود يك دست كت و شلوار دوخت.

بنابراين، جرئت داشته باشيد و در راه آموختن، تجربه كنيد.

*